Ook personeelstekort? Microsoft Copilot is de oplossing
Werk efficiënter, productiever en creatiever met de innovatieve AI-assistent die werk uit handen neemt, zodat jij je kunt focussen op wat écht belangrijk is.
Copilot - Een inleiding
Er wordt groots gesproken over Microsoft Copilot. Iedereen krijgt daarmee toegang tot een AI-assistent die werkzaamheden uit handen kan nemen. De populariteit van Copilot groeit snel vanwege zijn vermogen om complexe taken te vereenvoudigen en de productiviteit aanzienlijk te verhogen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar stimuleert ook creativiteit en innovatie op de werkvloer. Maar wat kan Copilot echt, en hoe kunnen organisaties er optimaal gebruik van maken? In deze artikel gaan we dieper in op de mogelijkheden van Copilot en bieden we een genuanceerde en realistische kijk op zaken.
AI moet ons uit de brand redden
In de nieuwste Work Trend Index van Microsoft wordt een blik vooruitgeworpen op de manier van werken in 2030. De afgelopen jaren is duidelijk geworden dat we steeds meer tijd besteden aan bijvoorbeeld administratie en communicatie. En dat is zonde. Deze taken nemen focus weg bij zaken waar echt menselijke maat nodig is en die medewerkers als leuk ervaren.
De kracht van AI zit hem in het automatiseren van taken en het uitvoeren van repetitieve taken. AI kan hierin echt uitkomst bieden, dus het is dan ook niet gek dat we AI zien als redmiddel. Door de inzet van AI kunnen medewerkers meer focus krijgen op de werkzaamheden waar zij goed in zijn en leuk vinden. Er wordt vervolgens weer echt gewerkt vanuit een gedachtegoed dat iedereen in zijn recht gezet wordt.
‘‘It’s fascinating that people are more excited about AI rescuing them from burnout than they are worried about it eliminating their jobs.’
Microsoft Copilot in een notendop
Microsoft 365 Copilot is een AI-assistent ontworpen om dagelijkse werk gerelateerde taken te vergemakkelijken. Met alle mogelijkheden die eerdere AIoplossingen bieden, misten gebruikers soms de praktische handvatten om écht gemakkelijk taken uit te kunnen besteden. Met Microsoft Copilot is dat verleden tijd.
De voordelen die je kunt behalen
De beloften zijn groot. Zo wordt gemeld dat 70% van de gebruikers een hogere productiviteit ervaart, 68% vindt dat zij kwalitatief beter werk opleveren en gemiddeld wordt er 1.2 uur per week bespaart. Maar, is dit alles wel realistisch? Op veel vlakken merken we absoluut de toegevoegde waarde. De toekomst ziet er ook rooskleurig uit. Met de aangekondigde functionaliteiten zullen we in de toekomst nog meer profijt hebben van Copilot, waardoor je zowel simpele, repetitieve taken als complexe taken bij Copilot kunt beleggen.
Voor de zakelijke gebruiker
In tegenstelling tot andere AI modellen, is Microsoft Copilot is echt gericht op de zakelijke gebruiker. Door de integratie met Microsoft 365 heeft het toegang tot jouw bedrijfsdata. Dit maakt de inzet van deze generatieve AI-oplossing al direct anders. Dat maakt het met uitstek geschikt als jouw zakelijke assistent. Wanneer je aan de slag gaat met Microsoft Copilot zul je merken dat je met minder moeite, meer resultaat boekt. Dat is te danken aan de volgende 3 elementen:
1. De techniek
Als we de techniek induiken, zien we eigenlijk dat Microsoft Copilot bestaat uit twee onderdelen. Je hebt de ‘operator’ en het Large Language Model. Bij het invoeren van de prompt, zorgt het Large Language Model ervoor dat jouw prompt omgezet wordt naar een actie.
2. De data welke gebruikt wordt
Door de integratie met jouw Microsoft 365-omgeving krijgt Copilot toegang tot documenten die zich in jouw omgeving bevinden. In het specifiek de documenten waar jij toegang tot hebt. Dit zorgt ervoor dat er minder context nodig is om tot een goede prompt én goede resultaten te komen.
3. Het leervermogen
AI-modellen hebben het vermogen om te leren, maar behouden deze kennis niet lang (genoeg). Microsoft Copilot heeft wel het vermogen om te leren uit de prompts en relevante informatie die je meegeeft. Dat scheelt tijd en werkt een stuk prettiger.
Resultaten en besparingen door de inzet van Copilot
Dit betekent meer tijd voor strategische
en creatieve werkzaamheden.
Medewerkers kunnen sneller
en efficiënter werken, wat leidt tot een betere balans tussen werk en privé.
Door AI repetitieve taken over te laten nemen, voelen medewerkers zich minder belast
Teams kunnen zich meer
richten op creatieve en innovatieve taken die waarde toevoegen aan de organisatie.
AI helpt bij het sneller en nauwkeuriger verwerken van gegevens, wat resulteert in betere en goed onderbouwde beslissingen.
Beveiliging en compliance met Copilot
Bij het implementeren van Microsoft Copilot is het cruciaal om rekening te houden met beveiliging en compliance. Copilot integreert naadloos met het bestaande beveiligings- en privacybeleid van Microsoft 365, waardoor alle interacties binnen de vastgestelde parameters blijven. Het respecteert gebruikersrechten en genereert alleen reacties op basis van toegestane informatie, wat ongeautoriseerde toegang tot gevoelige gegevens voorkomt.
Echter, we zien vaak dat de beveiliging bij organisaties niet optimaal is ingericht, wat kan leiden tot situaties waarbij gebruikers via Copilot toegang hebben tot data die ze niet zouden moeten zien. Daarom is het belangrijk om niet alleen de instellingen en beleidsregels te configureren, maar ook regelmatig een security check uit te voeren om te verifiëren of de gegevensbeveiliging op orde is en of Copilot geen ongeautoriseerde toegang verleent.
Bovendien kunnen beheerders via het Microsoft 365-beheercentrum Copilot instellingen beheren, waaronder het configureren van vertrouwelijkheidslabels en bewaarbeleid. Deze ingebouwde beveiligingsmaatregelen zorgen ervoor dat organisaties Copilot veilig kunnen gebruiken terwijl ze profiteren van AIgestuurde assistentie.
Ons eigen onderzoek
Om zelf te ontdekken waar de kracht van Microsoft Copilot ligt, hebben wij
een onderzoek gedaan. Daarin volgden we 25 gebruikers voor een periode van
6 weken. Welke resultaten weten ze te behalen? Welk type gebruiker haalt de
meeste waarde uit Copilot? En bovenal: welke lessen kunnen we daaruit halen om
sneller resultaat te boeken.
67% van de gebruikers vindt Microsoft Copilot echt waarde verhogend. Het maakt
hun werk eenvoudiger, zij zijn efficiënter en leveren kwalitatiever werk op. Met de
uitgebreidere resultaten zijn we tot 3 persona’s gekomen.
Anna, Business Support specialist (35 jaar)
Gebruik:
2-3 keer per dag
Transcriberen van een meeting,
samenvatten vane-mails, documenten en presentaties maken.
Teams, Outlook en PowerPoint.
Helpt voornamelijk in het
opstellen van een eerste
opzet.
Andreas, MT-lid (51 jaar)
Gebruik:
3-6 keer per dag
Maken van een presentatie (design), samenvatten van een meeting en herschrijven
van tekst.
Helpt met het vinden van
informatie, het opstellen
van een eerste opzet en
om creatiever te zijn
Annika, IT-consultant (40 jaar)
Gebruik:
1-2 keer per dag
Vinden van documenten, tekst herschrijven, scripts maken, spreadsheets en presentaties maken, assistentie bij het opstellen van documenten
Teams, chat in Windows,
Outlook
Helpt met het opstellen
van een opzet, de kwaliteit van het werk verhogen en
behaalt tijdwinst bij het uitvoeren van haar werkzaamheden
Microsoft Copilot in de praktijk
Microsoft Copilot biedt verschillende functies die organisaties helpen efficiënter te werken. Copilot excelleert op drie gebieden: creatieve, analyserende en assisterende werkzaamheden.
1. Creatieve werkzaamheden:
Copilot kan jouw creatieproces versnellen door snel ideeën of content op papier te zetten. Waar je normaal zelf op zoek gaat naar de juiste informatie, voer je nu slechts één prompt in. Wil je dit creatieve proces liever bij jezelf houden? Dan kan Copilot fungeren als redacteur.
2. Analyserende werkzaamheden:
Copilot kan basisgegevens invoeren en verwerken in Excel of andere analysetools, waardoor de dataverwerkingstijd verkort wordt. Het genereren van rapporten en samenvattingen wordt eenvoudig en snel uitgevoerd. Copilot analyseert teksten en rapporten op consistentie en accuraatheid, vermindert menselijke fouten en zorgt voor nauwkeurige rapportage.
3. Assisterende werkzaamheden:
Iedereen wenst vast wel eens dat hij/zij een assistent had. Copilot neemt taken zoals het genereren van vergadernotulen, vastleggen van afspraken en bijhouden van actiepunten moeiteloos over. Het kan standaard e-mails opstellen en veelvoorkomende vragen beantwoorden, wat zorgt voor een ontlastende inbox. Voor agendabeheer voegt Copilot automatisch agendapunten toe op basis van e-mailcorrespondentie en vergadernotities.
Binnen deze werkzaamheden is Copilot nog niet perfect en kent het beperkingen, vooral bij complexere taken zoals het creëren van visuals of complexe Excel-grafieken. Voor dagelijkse werkzaamheden kan Copilot echter al veel ondersteuning bieden.
Waarom kiezen voor Proact als jouw partner?
Bij Proact combineren wij onze uitgebreide kennis, met praktische ervaring. We zorgen ervoor dat organisaties niet alleen Copilot implementeren, maar er ook
daadwerkelijk de vruchten van plukken. Dat betekent dat we je volledig kunnen ondersteunen of ontzorgen, zodat je iedere collega kunt voorzien van zijn of haar
eigen AI-assistent.
Onze onafhankelijkheid stelt ons in staat objectief en gericht te adviseren over de beste IT-oplossingen voor jouw organisatie. Dit betekent dat we niet alleen de positieve resultaten en ervaringen delen, maar ook eerlijk zijn over de inspanningen die nodig zijn om deze te bereiken.