Tijdens de eerste editie van de Proact Sync Summer School doken Matthijs Hilboezen, Quiriën Maduro en Karan Soekhram in de wereld van Microsoft 365 Copilot Chat.
In een interactieve live sessie bespraken zij de verschillen tussen de gratis en premium versie, de rol van data governance, praktische toepassingen en de nieuwste ontwikkelingen binnen het Microsoft AI-ecosysteem. Naast praktische demonstraties stond vooral één vraag centraal: hoe haal je daadwerkelijk waarde uit Copilot?
Wat is Microsoft 365 Copilot Chat?
Microsoft 365 Copilot Chat is de AI-assistent van Microsoft die gebruikers ondersteunt bij dagelijkse werkzaamheden. Van het beantwoorden van vragen en het analyseren van documenten tot het samenvatten van informatie en het genereren van content.
Hoewel veel mensen Copilot vergelijken met publieke AI-tools zoals ChatGPT, ligt de kracht van Microsoft 365 Copilot vooral in de integratie met de eigen werkomgeving. Daardoor kan Copilot informatie gebruiken uit Microsoft 365-applicaties zoals Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, Word, Excel en PowerPoint, mits de gebruiker daar toegang toe heeft.
Tijdens de sessie werd duidelijk dat Copilot steeds meer evolueert van een eenvoudige chatbot naar een volwaardige digitale collega die gebruikers helpt sneller informatie te vinden en productiever te werken.
Gratis versus Premium: wat zijn de verschillen?
Een van de eerste onderwerpen tijdens de sessie was het verschil tussen de gratis versie van Copilot Chat en Microsoft 365 Copilot met premium licentie.
Wat kan de gratis versie?
Met de gratis versie kunnen gebruikers onder meer:
- Algemene vragen stellen.
- Internetinformatie raadplegen.
- Losse documenten uploaden en analyseren.
- Samenvattingen genereren.
- Werken met verschillende AI-modellen.
- Gebruikmaken van bepaalde standaard connectors zoals Microsoft Learn.
Voor veel basisgebruikers biedt dit al aanzienlijk meer mogelijkheden dan vaak wordt gedacht.
Wat biedt de premium licentie extra?
Met een Microsoft 365 Copilot-licentie krijgt Copilot toegang tot de werkcontext van de gebruiker. Daarbij kan informatie worden meegenomen uit:
- E-mailgesprekken
- Teams-chats
- SharePoint-sites
- OneDrive-bestanden
- Vergaderingen
- Agenda-informatie
Daardoor ontstaan antwoorden die veel beter aansluiten op de werkzaamheden van de gebruiker.
Een voorbeeld dat tijdens de sessie werd besproken: wanneer iemand vraagt om hulp bij het opstellen van een cv, kan Copilot op basis van eerder werk, documenten en communicatie al relevante vaardigheden en projecten herkennen die anders handmatig moeten worden ingevuld.
Work IQ: waarom Copilot jouw werk begrijpt
Een van de nieuwste onderdelen binnen Microsoft 365 Copilot is Work IQ. Work IQ zorgt ervoor dat Copilot context begrijpt vanuit de digitale werkomgeving van de gebruiker. Daarbij kijkt het systeem naar:
- Organisatiestructuur
- Gebruikersprofiel
- Agenda’s
- Chats
- E-mails
- Documenten
- Eerdere interacties
Daardoor ontstaat een veel persoonlijkere AI-ervaring. Tegelijkertijd werd tijdens de sessie benadrukt dat Work IQ geen magie is. Copilot weet alleen wat beschikbaar is binnen de Microsoft 365-omgeving en waarvoor de gebruiker geautoriseerd is. De kwaliteit van de antwoorden wordt dus direct beïnvloed door de kwaliteit van de beschikbare data.
Data governance blijft de basis
Misschien wel de belangrijkste boodschap van de hele sessie was dat AI pas succesvol kan worden ingezet wanneer data governance op orde is. Veel organisaties zien Copilot als een AI-project, maar in de praktijk blijkt het vaak vooral een dataproject te zijn.
Wanneer gebruikers te veel rechten hebben op documenten, kan Copilot die documenten immers ook vinden. Wanneer bestanden verkeerd zijn opgeslagen of verkeerd zijn gedeeld, worden die problemen door AI eerder zichtbaar.
Microsoft Purview als fundament
Tijdens de demonstraties werd uitgebreid stilgestaan bij de mogelijkheden van Microsoft Purview.
Met Purview kunnen organisaties:
- Bestanden classificeren.
- Gevoeligheidslabels toepassen.
- Audits uitvoeren.
- Compliance-controles inrichten.
- Copilot-toegang beperken.
Een belangrijk voorbeeld was een document met een classificatie zoals “No Copilot”. Wanneer zo’n label aanwezig is, kan Copilot het document niet analyseren of gebruiken binnen antwoorden. Dit biedt organisaties een belangrijke extra beveiligingslaag voor gevoelige informatie.
Wat gebeurt er met gevoelige gegevens?
Een vraag vanuit het publiek ging over persoonsgegevens en AVG-compliance. Daarbij werd uitgelegd dat gebruikers altijd bewust moeten omgaan met gevoelige informatie. Wanneer een document wordt geüpload, speelt toegangsbeheer nog steeds een centrale rol.
Voor organisaties is het daarom belangrijk om:
- Gevoelige data te identificeren.
- Correcte classificaties toe te passen.
- Duidelijke governance-richtlijnen te hanteren.
- Te monitoren hoe data wordt gebruikt.
Microsoft biedt hiervoor verschillende mechanismen via Purview, waaronder herkenning van persoonsgegevens, paspoortnummers, BSN-nummers en andere gevoelige informatietypen.
Slim zoeken binnen Microsoft 365
Een interessant inzicht uit de praktijk is dat veel gebruikers Copilot vooral inzetten als zoekmachine. Waar traditionele zoekfuncties vaak veel resultaten opleveren, helpt Copilot gebruikers sneller naar de juiste informatie.
Volgens de ervaringen die tijdens de sessie werden gedeeld, gebruiken veel organisaties Copilot juist om:
- Documenten terug te vinden.
- Informatie te verzamelen uit meerdere bronnen.
- Relevante bestanden sneller boven water te krijgen.
- Context te vinden rondom projecten en onderwerpen.
Vooral in grotere SharePoint-omgevingen kan dit veel tijd besparen.
Metadata wordt steeds belangrijker
Een live demonstratie liet zien hoe Copilot metadata uit SharePoint-documentbibliotheken kan gebruiken.
Door documenten te verrijken met eigenschappen zoals status, eigenaar, afdeling en geldigheidsdatum kan Copilot veel slimmer zoeken en analyseren.
Zo werd een voorbeeld getoond waarbij Copilot automatisch documenten kon identificeren die binnenkort verlopen. Dat soort inzichten zijn lastig handmatig te verkrijgen, maar worden eenvoudig wanneer metadata correct is ingericht.
De les hieruit is duidelijk: hoe beter de structuur van de data, hoe beter de resultaten van AI.
Personalisatie en geheugen
Microsoft investeert steeds meer in personalisatie. Gebruikers kunnen Copilot instructies meegeven over:
- Gewenste schrijfstijl
- Taalgebruik
- Organisatiespecifieke termen
- Afkortingen
- Werkwijzen
Daarnaast wordt geheugenfunctionaliteit steeds belangrijker. Hierdoor kan Copilot voorkeuren onthouden en toekomstige antwoorden daarop aanpassen.
Het resultaat is een assistent die steeds beter begrijpt hoe individuele gebruikers werken.
Connectors en Agents
Een ander belangrijk onderdeel van de sessie waren de connectors en agents.
Connectors
Met connectors kunnen gebruikers externe kennisbronnen direct vanuit Copilot raadplegen. Een voorbeeld dat werd getoond is Microsoft Learn. Hierdoor kunnen IT-professionals direct technische documentatie opvragen zonder afzonderlijk websites te hoeven doorzoeken.
Agents
Agents voegen daar nog een extra laag intelligentie aan toe. Met Copilot Studio kunnen organisaties gespecialiseerde AI-assistenten bouwen voor specifieke onderwerpen, zoals:
- HR
- IT-support
- Productdocumentatie
- Interne kennisbanken
- Microsoft Roadmap-informatie
Daardoor kunnen gebruikers sneller antwoorden krijgen op vragen die specifiek zijn voor hun organisatie of vakgebied.
Conclusie
De eerste Proact Sync Summer School maakte duidelijk dat Microsoft 365 Copilot Chat veel verder gaat dan generatieve AI alleen. De combinatie van werkcontext, slimme zoekmogelijkheden, documentanalyse, personalisatie, connectors en agents maakt Copilot tot een krachtige digitale assistent binnen de moderne werkplek.
Tegelijkertijd werd één boodschap meerdere keren benadrukt: succesvolle AI-adoptie begint niet bij AI, maar bij data. Organisaties die hun governance, classificatie en toegangsbeheer op orde hebben, creëren de basis voor een veilige en effectieve inzet van Copilot.
Tijdens de volgende editie van de Proact Sync Summer School staat Copilot Coworker centraal. Daarin wordt gekeken hoe AI nog proactiever kan samenwerken met gebruikers, taken kan ondersteunen en processen verder kan automatiseren.