Van oorsprong is Microsoft Microsoft een softwarepakket dat je koopt en lokaal installeert op werkplekken en servers binnen de organisatie. Ditzelfde principe geldt voor Exchange, Skype for Business en SharePoint. Met Microsoft 365 verandert deze structuur naar die van een Cloud oplossing. Hierbij worden de voorgenoemde softwarepakketten gezamenlijk aangeboden als een dienst in de vorm van Software-as-a-Service. Deze nieuwe abonnementstructuur, waarbij grotendeels in de Cloud wordt gewerkt, brengt een hoop voordelen met zich mee. Daarom in deze blog: de 8 belangrijkste redenen om te migreren naar Microsoft 365 op een rijtje.
1. Flexibiliteit / Toegankelijkheid
Flexibiliteit en toegankelijkheid zijn de belangrijkste redenen om te kiezen voor Microsoft 365. ‘Anytime, anyplace, anywhere’. Iedereen kan Microsoft 365 benaderen vanaf elk device en op elke locatie, het enige dat nodig is, is een werkende internetverbinding. Hiermee heb je overal toegang tot e-mails, agenda’s, documenten en contactpersonen. Dit kan de samenwerking en communicatie onder medewerkers aanzienlijk verbeteren. Zij zijn in staat sneller te reageren op mailtjes, kunnen direct communiceren en documenten delen via Teams of SharePoint. Daarnaast kan gebruik gemaakt worden van Microsoft Apps on-demand. Hiermee kan je wanneer je op een locatie zit waar je lokaal niets mag installeren, zoals een internetcafé of een device van iemand anders, toch Microsoftsoftware gebruiken door deze te streamen. Zo kan je met Microsoft 365 een grote stap maken naar Het Nieuwe Werken.
2. Ontzorging / Gemak
Met Microsoft 365 beschikt u altijd over de laatste versies van Microsoft, Skype for Business, Exchange en SharePoint. Na het aanschaffen van een abonnement kunt u Microsoft 365 direct in gebruik nemen. Als onderdeel van de dienst neemt Microsoft het beheer en onderhoud voor haar rekening en voert wanneer nodig updates uit of configuratie wijzigingen door. Een groot voordeel is dan ook dat uw IT-afdeling zich niet langer hoeft bezig te houden met infrastructurele zaken, maar zich volledig kan focussen op het optimaal toevoegen van waarde voor uw organisatie terwijl uw gebruikers profiteren van optimale functionaliteit.
3. Kostenstructuur
Bij een lokale installatie van Microsoftsoftware komen een hoop kosten kijken. Denk hierbij aan kosten voor hardware in de vorm van servers, supportcontracten met hardware leveranciers, kosten voor een besturingssysteem, licenties voor Microsoft, Exchange, Skype for Business en SharePoint, implementatiekosten en ten slotte een onderhoudscontract voor de nodige updates en check-ups. Tevens zijn er in de meeste gevallen nog kosten voor beheer en IT-personeel. Dit zijn vaak lange-termijn commitments en binnen deze periode zullen er geheid migratietrajecten plaats vinden. Op- en afschalen is ook geen gemakkelijke zaak, de hardware staat immers al klaar en de contracten zijn reeds getekend.
Met Microsoft 365 is dit niet langer het geval. Het is nu mogelijk om een abonnement aan te schaffen voor een X aantal gebruikers tegen een vast bedrag per maand, ofwel pay-for-use. Zo vindt er een verschuiving plaats van CAPEX (Capital Expenses) naar OPEX (Operational Expenses), de kapitaalinvestering daalt en de variabele kosten stijgen. Zo zijn kosten voor hardware onderhoudscontracten, beheer, updates en licenties niet langer van toepassing. Deze zijn namelijk allemaal onderdeel van de dienst.
4. Schaalbaarheid
Een andere belangrijke reden om te kiezen voor Microsoft 365 is schaalbaarheid. Met Microsoft 365 betaalt u voor wat u nodig heeft, wanneer u het nodig heeft. U heeft de keuze uit diverse pakketten, van small business voor enkele gebruikers tot enterprise pakketten voor duizenden gebruikers. Binnen de grenzen van het gekozen pakket bent u vrij om op- en af te schalen wanneer de markt of interne ontwikkelingen dit van u vragen. Microsoft 365 is dan ook een oplossing die als geen ander realtime met u mee kan bewegen bij plotselinge groei of krimp van uw organisatie.
5. Inzichtelijke en voorspelbare kosten
Traditioneel gezien was het Microsoftpakket iets dat je kocht, met Microsoft 365 wordt het iets dat je huurt. Hierbij kies je de abonnementsvorm die het beste bij uw organisatie past en betaal je maandelijks een vast bedrag per gebruiker. Hierdoor worden de kosten die u maakt op dit gebied inzichtelijk en voorspelbaar. Daarnaast zijn er mogelijkheden om abonnementsvormen verder te customizen, zo kan voor bepaalde gebruikers(groepen) enkel een Microsoft 365 abonnement voor e-mail of voor documentbeheer aangeschaft worden.
6. Zekerheid
Microsoft neemt het beheer van u uit handen en zorgt dat u altijd beschikt over de laatste versie van Microsoft, Skype for Business, Exchange en SharePoint. Daarnaast garandeert Microsoft u een uptime van 99,9%, een uptime die ze de afgelopen jaren ruimschoots hebben waargemaakt. Mocht het datacenter dat u gebruikt om welke reden dan ook uitvallen, dan neemt een ander deze taken over. Zo bent u te allen tijde verzekerd van de hoogste beschikbaarheid.
7. Security/Compliance
Wanneer men het heeft over de Cloud, dan heeft men het automatisch over security. In-house heeft u namelijk niet alleen zicht op waar u data staat, maar ook volledige controle over wat er mee gebeurt. Bij de (public) Cloud is dit voor veel organisaties geen zekerheid en daardoor een grote zorg en belangrijke reden om hier niet voor te kiezen.
Microsoft is zich hier bewust van en heeft Microsoft 365 dan ook voorzien van state of the art securityoplossingen, dit onderdeel is zelfs opgenomen in de Service Level Agreement. Dit geldt niet alleen voor de software zelf, maar ook voor de Microsoft Datacenters. Microsoft 365 voldoet hiermee aan de zeer strenge Europese privacy voorwaarden voor de opslag van gegevens, Microsoft is de eerste clouddienst waarvoor dit geldt. Daarnaast heeft DNB, door het recht te krijgen onderzoek uit te voeren bij Microsoft, de weg vrijgemaakt voor financiële instellingen om gebruik te maken van Microsoft 365. Een ander certificaat dat de veiligheid en betrouwbaarheid van uw gegevens bij Microsoft 365 garandeert is het ISO 27001 certificaat voor informatiebeveiliging.
De verzameling van topnotch securityoplossingen binnen Microsoft 365 en de veiligheidsstandaard die Microsoft hanteert binnen haar datacenters maken Microsoft 365 een zeer veilige oplossing, al dan niet de veiligste oplossing. Hierdoor wordt het voor u gemakkelijker om te voldoen aan de hoge compliance eisen die klanten van u vragen.
8. Uitrolmogelijkheden
Zoals eerder gezegd brengt een volledige migratie naar de (public) Cloud een aantal zorgen met zich mee op het gebied van security en controle, vooral wanneer voldaan moet worden aan hoge compliance eisen. Met Microsoft 365 kun je zelf kiezen in welke mate je naar de Cloud migreert. Zo kun je kiezen tussen gebruik van de public Cloud, on-premise of een hybrid deployment.
Om deze redenen zijn wij zelf ook volledig overgestapt op Microsoft 365, daar zijn we erg tevreden over! Daarnaast hebben wij diverse klanten mogen helpen bij hun migratie naar Microsoft 365, waaronder partijen in de zorg en overheidsinstanties. Wij helpen dan ook graag om vraagstukken en uitdagingen op Cloud gebied om te zetten in kansen en mogelijkheden. Voor meer informatie op het gebied van Cloud oplossingen kan je contact opnemen.
