Archivering van e-mail

Archivering van e-mail is een compliancy gebaseerde manier om email voor langere tijd geindexeerd en beveiligd op te slaan op het meest geschikte medium, dit alles transparant voor de eindgebruiker. Emailarchivering stelt beheerders in staat grote e-mailomgevingen cq. -archieven te beheren, ruimte vrij te maken op hun primaire storageomgeving, de back-upsnelheid te vergroten en te voldoen aan eventuele compliancy eisen t.a.v. bewaarplicht en doorzoekbaarheid van emaildata.

Hoe werkt het?

In een archiefsysteem voor e-mail wordt gedefinieerd welke e-mailberichten moeten worden gearchiveerd, worden de berichten op basis van bepaalde parameters in de loop der tijd naar het meest efficiënte opslagmedium gemigreerd en wordt alle mail bij binnnekomt geindexeerd. Goede email-archiveringsoplossingen beschikken over:

mogelijkheden voor full text indexing en search inclusief attachments
toegangslogs voor het geval e-mail ongeoordloofd wordt verwijderd
een lifecycle management-component voor het classificeren van e-mail

Eerst moet een dataclassificatie worden uitgevoerd om te bepalen welke emailgegevens door de organisatie dienen te worden bewaard, hoe lang, met welke beschikbaarheid en onderhevig aan welke compliancy eisen.

Waarom zou u e-mail archiveren?

In het verleden vertrouwden bedrijven er vaak op dat de eindgebruikers zelf hun eigen e-mails zouden archiveren. Dit gebeurde vaak niet of in de (ongewenste) vorm van PST files. Daarnaast waren specifieke mails uit het verlden moeilijk traceerbaar. De interne organisatie dan wel wetgever kan van organisaties eisen dat bepaalde specifieke berichten binnen (zeer) korte tijd op verzoek worden overhandigd. Indexering en archivering van elke binnenkomende email is daarmee een veriest geworden.

Basiskenmerken e-mailarchiveringsoplossingen

Archivering van mailboxen - De primaire doelstelling: verkleining van de mailbox om de primaire storageomgeving te ontlasten, back-upwindows te verkleinen en restores te versnellen.

Full text indexing - Indexing van alle binnenkomende en uitgaande mail, inclusief attachments.

PST-migratie - PST files op netwerk, lap- of desktop worden, evenals alle overige mail, geindexeerd geincorporeerd binnen de emailomgeving (dit keer met archivering) en van de vorige locatie verwijderd.