De klant: ABAB - Accountants - Belastingadviseurs - Juristen
ABAB is een allround accountancy- en adviesorganisatie met 85 jaar ervaring. In deze periode heeft ABAB ontelbaar veel ondernemers een oplossing geboden voor hun financiële en juridische vragen, problemen en uitdagingen. De dienstverlening van ABAB bestaat onder meer uit administratieve dienstverlening, salarisadministratie, belastingtechnische, juridische en bedrijfskundige advisering, administratieve automatisering en wettelijke controles. Binnen ABAB zijn ruim 750 gedreven specialisten werkzaam, verdeeld over 19 vestigingen in het zuiden van Nederland. Het hoofdkantoor van ABAB is gevestigd in Best.
De uitdaging: inrichting geclusterd storage-netwerk ter ondersteuning van digitale administratieve dienstverlening
ABAB beheert de financiële administratie van meer dan 12.000 klanten en draagt daarbij de verantwoordelijkheid voor een veilige opslag van data en miljoenen documenten. Drie jaar geleden is het Elektronisch Dossier geïmplementeerd. Hiermee kwam een einde aan de enorme papiermassa: “Binnen onze kantoren bevonden zich lange rijen kasten met papieren dossiers. We hebben al deze dossiers gedigitaliseerd en aan onze klanten beschikbaar gesteld via een online portal”, vertelt Frans van Loon, Manager ICT & Facilities bij ABAB. “Via ‘Mijn ABAB’ hebben klanten altijd en overal realtime toegang tot niet alleen hun elektronisch dossier maar ook de financiële administratie. Met Mijn ABAB leveren wij aan klanten ook kerncijfers en managementinformatie waarop bedrijven kunnen sturen. Mijn ABAB vormt een belangrijk onderdeel in ons streven om de dienstverleninig aan klanten zoveel mogelijk te digitaliseren.”
Omdat het aantal digitale documenten in snel tempo groeit, werd een veilige opslag van alle data een steeds grotere uitdaging voor ABAB. “Op dit moment bevinden zich al ruim drie miljoen documenten in ons elektronisch dossier. Hier komen jaarlijks zo’n miljoen documenten bij”, verduidelijkt Hans Vingerhoets, Teamleider Technisch Beheer bij ABAB. “Omdat het voornamelijk vrij kleine PDF’s en Word-documenten betreft, vormt niet zozeer het volume maar het aantal te beheren documenten technisch gezien een uitdaging. Zeker wanneer je gaat kijken naar een veilige backup. Daar komt nog eens bij dat wij voor documenten een wettelijke bewaartermijn hebben van zeven jaar.”
Om een veilige opslag van de documenten - inclusief backup en disaster recovery - en 24/7 beschikbaarheid van alle gegevens te kunnen garanderen, besloot ABAB over te gaan tot de implementatie van een nieuwe storage-omgeving.
De oplossing: migratie naar een NetApp FAS2040-cluster
Voor de selectie van de nieuwe storage-voorzieningen schakelde ABAB de hulp in van storage specialist Proact, leverancier van centrale storage-, backup-, archiverings- en disaster recovery-oplossingen en -diensten. Proact heeft ABAB bijgestaan in het volledige traject van advisering en implementatie en verzorgt tevens de support op de nieuwe storage-omgeving. “Wij zijn zeer te spreken over de samenwerking met Proact. Zij hebben ons erg goed geïnformeerd en geadviseerd”, zegt Hans Vingerhoets. “In samenwerking met Proact hebben we eerst een IOP-meting uitgevoerd om onze precieze behoefte nauwkeurig te kunnen bepalen.”
De keuze van ABAB is uiteindelijk gevallen op het NetApp FAS2040-systeem. Volgens Hans Vingerhoets om meerdere redenen: “We hebben allereerst voor NetApp gekozen omdat collega-accountantskantoren hier goede ervaringen mee hebben. Daarnaast biedt het systeem een erg goede applicatie-integratie. NetApp is één van de weinigen die SnapManager voor Hyper-V biedt, waarmee we in staat zijn een optimale gevirtualiseerde storage-infrastructuur te realiseren. Voor ons een erg belangrijke voorwaarde. Wij werken vanuit een Microsoft only-omgeving waarin Hyper-V prima voldoet. Andere voordelen van het NetApp-systeem zijn de deduplicatie-mogelijkheden, de prijs/kwaliteitverhouding en het gegeven dat geen NAS-head benodigd is.”
Het NetApp FAS2040-systeem is ondergebracht in de computerruimte in het hoofdkantoor van ABAB in Best met een backup-systeem op een uitwijklocatie in Veldhoven. Beide storage-systemen zijn gekoppeld via een glasvezelverbinding. Proact heeft een cruciale rol gespeeld in het implementatietraject, vertelt Vingerhoets: “We zijn overgegaan van direct attached storage naar shared storage, gebruikmakend van Windows Server 2008 R2. De implementatie van Hyper-V R2 met clustering in combinatie met de voor ons nieuwe interface en terminologie van NetApp vormde een aardige uitdaging voor onze IT’ers. Onze mensen hebben de nodige trainingen gevolgd om hun kennisniveau op peil te houden en daarnaast heeft Proact ons uitstekend ondersteund bij de implementatie, onder meer op het vlak van SnapManager voor Hyper-V.”
De business benefits:
ABAB bemerkt zowel vanuit IT-oogpunt als zakelijk veel voordelen met de nieuwe storage-omgeving. Perry van Erning, Senior Netwerkontwerper bij ABAB en dagelijks beheerder van de storage-voorzieningen, is bijzonder tevreden over de beheermogelijkheden. “Met NetApp koop je niet alleen storage maar ook software. Het gebruik van het NetApp-systeem maakt het leven voor de IT-afdeling echt eenvoudiger. Wanneer we er zelf onverhoopt even niet uitkomen, kunnen we terecht op NetApp NOW, een online portal waar veel informatie te vinden is over de oplossingen van NetApp. En als we hier de benodigde info niet vinden, kunnen we uiteraard op de mensen van Proact terugvallen, die 24/7 bereikbaar zijn”, aldus Van Erning, die tevens erg te spreken is over de backup-mogelijkheden binnen het NetApp-systeem: “Met tools zoals SnapVault, SnapMirror en SnapRestore hebben we de beschikking over eenvoudig te gebruiken, uiterst betrouwbare voorzieningen voor backup en disaster recovery. Dankzij gebruik van de uitwijklocatie in Veldhoven en de overstap van tape naar disk voor onze volledige backup, hebben we een veilige storage-omgeving gecreëerd.”
Momenteel zijn op het storage-netwerk van ABAB, naast het elektronische dossier, vijftig virtuele machines ondergebracht. Volgens Hans Vingerhoets wordt binnen de storage-omgeving veel profijt gehaald uit NetApp’s deduplicatie-technologie: “Het elektronisch dossier bevat veel unieke klantdocumenten, hier valt dus weinig winst te behalen. Met deduplicatie van de virtuele machines besparen we echter erg veel. We hebben hiermee de totale omvang weten te halveren.”
Het ligt in de planning om op korte termijn ook het volledige ERP-systeem en de Microsoft Exchange-omgeving over te brengen naar het nieuwe storage-netwerk. “Dankzij Proact en de oplossingen van NetApp hebben we een betrouwbaar en flexibel platform weten te creëren, waar we ook voor toekomstige uitbreidingen veel profijt van zullen hebben. Met name het ERP-systeem vraagt veel van de performance van het storage-netwerk. We brengen onze voorzieningen dan ook bewust in twee stappen over naar het nieuwe systeem. Wanneer dit traject volledig is afgerond zijn we optimaal in staat om centraal alle IT-voorzieningen te beheren en onze klanten optimaal van dienst te zijn”, besluit Vingerhoets.
Uitgelicht
Branche
Administratieve en juridische dienstverlening
Locatie
Best
Belangrijkste uitdagingen
Creëren van een betrouwbare, gevirtualiseerde storage-omgeving om de dienstverlening richting klanten maximaal te digitaliseren.
Belangrijkste producten
NetApp FAS2040
OperationsManager
SnapManager
SnapMirror
SnapRestore
SnapVault
FlexClone
Benefits
Optimaal datamanagement
Vereenvoudigd beheer van de IT-omgeving
Optimaal gebruik van virtualisatietoepassingen
Volledig tapevrije, veilige dataomgeving dankzij backup- en recovery-tools
